.

8 منویInsert

منوی Insertاز جمله بزرگترین منوی های برنامه اکسل میباشد وتمام ابزارهای این منو برای  نوشته شدن عناصرداخلی وبیرونی دراکسل استفاده میشود.

طبق تصویر زیر منوی Insertبه 10گروه فرعی تقسیم گردیده که هرکدام رابصورت مفصل مورد برسی قرارمیدهیم.

1/8گروه Tables 

                                                                            .

1.1.8جدول Tables 

مدیریت ، سازمان دهی و انالیز ساده دسته ای ازداده ها که درمحدوده ای از سلول های اکسل وجود دارند را به کمک این ابزار میتوان انجام داد. دریک جدول مجموع خانه ها به شکل سطر وستون میباشد. جداول برای مقاصد مختلف استفاده میگردد و میتوان در ان اطلاعات را بصورت عددی ومتنی قرار داد.

1.1.1.8 نحوه تبدیل یک محدوده به Tableدر اکسل

تبدیل یک محدوده به Tableکار بسیار ساده ای هست. برای اینکار کافیه محدوده موردنظر رو انتخاب کنید.

                                                                          .

از تب Insertروی گزینه Tableکلیک کنید یا ازکلید ترکیبی CTRL+Tاستفاده نماید. با اینکار پنجره مربوط به ایجاد Tableباز میشود.

                                                                          .

در قسمت اول میتوانید در صورت نیاز محدوده ای که قراره به Tableتبدیل بشه رو تغییر بدید. در صورتی که جدول شما دارای سرستون هست گزینه My table has headersرو فعال کنید. در غیر اینصورت این گزینه رو غیرفعال کنید تا اکسل به صورت خودکار برای جدول شما سرستون ایجاد کنه.

در نهایت با کلیک روی دکمه OKمحدوده شما به جدول تبدیل میشود و به شکل زیر در میاد:

                                                                          .

بعد از ایجاد جدول منوی جدید designدر ریبون اضافه گردیده که تنظیمات مربوط به جدول در این منو گنجانیده شده است.

2.1.1.8  Properties

Table Name  با استفاده از این ابزار میتوانم برای جدول خود نام تعیین کنیم.
Resize Table: با استفاده از این گزینه میتوانیم محدوده جدول را تغییر دهیم. 

3.1.1.8  Tools

Summarize with PivotTable: توسط این گزینه میتوانیم جدول خود را تبدیل به PivotTable نماییم.
Remove Duplicates: با استفاده از این گزینه میتوانیم اطلاعات تکراری را حذف کنیم.
Convert to Range: توسط این گزینه میتوانیم جدول خود را به یک محدوده عادی تبدیل نمایم.

Insert Slicer: این ابزار همان کار فیلتر کردن را انجام میدهد وبرای ایجاد داشبورد های مدیریتی و سهولت استفاده از آن کارایی بالای دارد.
4.1.1.8 Table Style Option
این گروه ازمنوی designجداول ارتباط داره با گروه Table Styleکه استایل جدول را تغییر میدهد.
Header Ro: در صورت فعال نمودن این گزینه درجدول سطر اول آن به شکل سطر عنوان نمایش داده میشود و از دیگر سطرهامتمایزمیباشد.
Total Row: درصورت فعال نمودن این گزینه یک سطرمجموع در آخر جدول ایجاد میگردد.

                                                                          .

حالا کافیه روی سلول انتهایی هر ستونی که مدنظرتون هست کلیک کنید و مثل تصویر زیر یکی از توابع مدنظرتون رو انتخاب کنید تا نتیجه در انتهای هر ستون به نمایش در بیاد.

                                                                         .
به عنوان مثال میتوانید برای نمایش حاصل جمع کل اعداد ستون از ، Sumبرای نمایش میانگین از Average و … استفاده کنید. در صورتی که بخواهید از توابعی غیر از توابع موجود در این لیست استفاده کنید کافیه گزینه More Functionsرو انتخاب کنید و در پنجره ای که باز میشه تابع مدنظرخودرا انتخاب کنید.
Banded Rows در صورت فعال نمودن این گزینه یک سطر به یک رنگ وسطردیگر به رنگ دیگری نمایش داده میشود.
Banded Column: در صورت فعال نمودن این گزینه یک ستون به یک رنگ وستون دیگربه رنگ دیگری نمایش داده میشود.
First Column: در صورت فعال نمودن این گزینه درجدول ستون اول به شکلی نمایش داده میشود که شکل آن ازدیگرستون ها متمایز میباشد.
Last Column: در صورت فعال نمودن این گزینه درجدول ستون آخری به شکلی نمایش داده میشود که شکل آن ازدیگرستون ها متمایز میباشد.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  
Filter Button: وقتی یک محدوده رو به Tableتبدیل میکنیم اکسل به صورت خودکار دکمه های مربوط به فیلتر و مرتب سازی رو به جدول ما اضافه میکنه که از طریق آنها میتونیم جدول خودرا مرتب یا فیلتر کنیم. درصورت فعال نمودن این گزینه دکمه های مربوط به فیلتردر اولین سطر نمایش داده میشود که میتوانیم عمل فیلترکردن را انجام دهیم.

                                                                           .
2.1.8 مزایای استفاده از Tableدر اکسل

مرتب سازی و فیلتر کردن
-امکان قالب بندی سریع و راحت: وقتی که اطلاعات خود را تبدیل به Tableمیکنیم خیلی راحت میتونیم فرمت و رنگ شان را تغییر بدیم. برای اینکار کافیه از تب Homeروی گزینه Format As Table کلیک کنیم و یکی از قالب های مدنظرخود را انتخاب کنیم. همینطور میتونیم از قالب هایی که رنگ شان یک خط در میان تغییر میکنه برای خواندن بهتراطلاعات استفاده میکنیم.

-اضافه شدن خودکار اطلاعات وارد شده به جدول: یکی از خوبیهای Tableاین است که زمانی که شما اطلاعات رو در انتهای Tableدر یک سطر جدید وارد میکنید. اول سطر به صورت خوکار به محدوده
Tableاضافه میشه و نیازی نیست که اینکار رو به صورت دستی انجام بدیم.

قابلیت اضافه کردن جمع کل، میانگین و … در انتهای ستون

-تعریف NAMERANGEو خوانایی بهتر در فرمول نویسی: زمانی که شما Tableمیسازید اکسل Name Rangeهایی رو به صورت خودکار با استفاده از نام سرستون ها به فایلتان اضافه میکنه که میتوانید از آنها در فرمول نویسی خود استفاده کنید. اینکار باعث خوانایی بهتر فرمولها میشه و باعث میشه تا با اضافه کردن یا حذف ستونها، کل فرمول های شما بهم نریزه. در تصویر زیر میتونید فرمت و نحوه فرمول نویسی رو در حالت عادی و زمانی که محدوده خود را به Tableتبدیل میکنید مشاهده و با هم مقایسه کنید.

                                                                  .               

 
ثابت ماندن سرستون ها در هنگام اسکرول کردن: در اکسل زمانی که به سمت پایین اسکرول کنید سرستون های Tableهمیشه به صورت ثابت در بالای جدول باقی میماند. این مساله زمانی که شما تعداد زیادی رکورد دارید خیلی مفیده و باعث میشه وقتی به قسمت های پایین جدول خود میروید نام هر ستون در بالا باقی بماند و به خوانایی بیشتر جدول کمک کند.

                                                                          .
آپدیت خودکار فرمولها: در حالت عادی زمانی که شما فرمولی رو در سلولی تغییر میدید، برای اینکه این تغییر در سایر سلول های ستون دیگرهم اعمال بشه باید به صورت دستی فرمول رو در سایر سلول ها کپی کنید. حالا اگر شما یک بخشی از سطرها رو فیلتر کرده باشید شرایط بدتر هم میشه. یعنی شما ابتدا باید تمام سطرها را از فیلتر خارج کنید و بعد فرمول تمام سلول ها رو به صورت دستی آپدیت کنید. زمانی که شما از Tableاستفاده میکنید، آپدیت فرمول های هر ستون به صورت خودکار توسط اکسل انجام میشه. کافیه شما فرمول یکی از سلول ها رو تغییر بدید. اکسل به صورت خودکار فرمول تمام سلولهای اون سطر رو آپدیت میکنه. حتی اگرسلولها فیلتر شده هم باشند.

                                                                          .

-آپدیت خودکار نمودارها با اضافه شدن اطلاعات جدید به : Tableیکی دیگر از مزیت های ساخت Tableآپدیت خودکار نمودارها در هنگام اضافه کردن اطلاعات جدید به Tableهست. در حالت عادی زمانی که شما سطری رو به اطلاعات خودتون اضافه میکنید باید تنظیمات نمودار رو به صورت دستی تغییر بدید تا اطلاعات جدید در نمودار استفاده بشه. اما زمانی که شما از Tableاستفاده میکنید کافیه اطلاعات خودتون رو به جدول اضافه کنید. اکسل به صورت خودکار نمودار رو تغییر میده تا اطلاعات جدیدی که اضافه کردید هم در نمودار نمایش داده شود.

-قابلیت انتخاب تمام جدول با یک کلیک: برای انتخاب کل سلول های یک Tableکافیه نشانگر ماوس خود را به گوشه راست یا چپ جدول ببرید(بسته به تنظیمات جهت شیت) و کلیک کنید. با اینکار تمام  Tableشما انتخاب خواهد شد.
پرینت گرفتن از جدول به تنهایی
-تنظیم پهنای ستون ها : زمانیکه داده های خود را تبدیل به ستون نمودیم برنامه اکسل بصورت اتومات پهنای ستون هارا مطابق با داده های شما تنظیم خواهد کرد
3.1.8 رفع مشکل گسترش نیافتن جدول
جدول ها به صورت پیشفرض قابلیت گسترش یافتن را دارند. اگر دراکسل شما چنین اتفاقی رخ میدهد، میتوانید روش زیر راتست کنید. روی تب فایل کلیک کرده و گزینه Optionرا انتخاب نماید. حالادرقسمت چپ صفحه باز شده قسمت Proofingراانتخاب کنید. حال روی گزینه AutoCorrect Optionsکلیک کنید.

اکنون به تب AutoFormat As You Type  بروید گزینه Fill formulas in tables to create calculated column را فعال کنید.

                                                                          .

را بزنید اکنون باید مشکل گسترش جدول حل گریده باشد.
4.1.8 پیوت تبل  Pivot Table
پیوت تیبل یکی از ابزار های است که برای گزارشگیری سریع از اطلاعات استفاده میگردد. Pivot Tableاکسل یک ابزار بسیار کارآمد هست که بوسیله آن میتوانیم داده های خامی رو که در اختیار داریم به اشکال مختلف تبدیل به اطلاعات مفید مد نظرخود کنیم. کارهایی که با Pivot Tableمیشه انجام داد را بدون آن بوسیله فرمول نویسی هم میشه انجام داد اما وجود ابزار Pivot Tableدر نرم افزار اکسل انجام آنها را خیلی ساده کرده است.

                                                                                                             .

در این جدول ما اطلاعات مربوط به وضعیت فروش محصولات را در اختیار داریم. حالا میخوایم گزارشی تهیه کنیم که به تفکیک گروه اصلی و فرعی محصولات، تعداد فروش را به ما نشان بده. برای اینکار از ابزار PivotTable اکسل استفاده میکنیم. ابتدا ستون های Aتا Gرو انتخاب میکنیم و ازتب Insertروی گزینه PivotTableکلیک میکنیم. بعد از کلیک پنجره مربوط به Pivot Tableبرای ما نمایان میگردد.

  بعد از انتخاب گزینه ، Pivot Tableپنجره بالا باز میشه که شامل گزینه های زیر هست.

                                                                          .

  Choose the data that you want to analyze: در این بخش می توانیم محدوده داده هایی که قراره تحلیل کنیم رو تعریف کنیم.

Select a table or range: با انتخاب این گزینه میتوانیم یک جدول یا یک محدوده را برای تحلیل داده ها انتخاب کنیم. چون ما قبل از ایجاد Pivot Table ستون های Aتا Gرو انتخاب کرده بودیم محدوده A:G به طور خودکار توسط اکسل در این بخش تعریف شده که میتوانیم در صورت لزوم نظر به دلخواه آن را تغییربدیم.
Use an external data source: با انتخاب این گزینه میتوانیم داده ها رو از جایی خارج از اکسل ( SQl،Serverنرم افزار )… , ACCESSوارد نرم افزار کرده و آنها رو تحلیل کنیم.

Choose where you want the PivotTable report to be placed: در این بخش می توانیم انتخاب  کنیم که آیا Pivot Tableدر یک شیت جدید ایجاد شود یا در شیت که در حال حاضر رویش کار میکنیم ایجاد گردد. این بستگی به نوع نیاز ما داره که کدوم گزینه را انتخاب کنیم ولی اگر دلیل خاصی برای ایجاد Pivot Tableدر یکی از شیت های موجود وجود نداره بهتره آن را در یکم شیت جدید ایجاد کنیم. اینطوری Workbookمنظم تر و مدیریت آن راحت تر هست.

New Worksheet: در صورتی که این گزینه را انتخاب کنیم بعد از اوکی کردن پنجره اکسل یک شیت جدید ایجاد میکنه و Pivot Tableرا در آن قرار میده.
Existing Worksheet: در صورتی که این گزینه را انتخاب کنیم می توانیم یک سلول را در یکی از شیت های موجود انتخاب کنیم تا Pivot Tableدر آنجا ایجادشود.
Choose whether you want to analyze multiple tables:این بخش در اکسل2013 اضافه شده و مربوط به ویژگی جدید Data Modelهست که به ما اجازه میده اطلاعات چند جدول مختلف رو به طور همزمان تحلیل کنیم که توضیح آن خارج از محدوده این مطلب هست بنابراین فعلا بااین گزینه کاری نداریم.بعد از اینکه تنظیمات دلخواه را انجام دادیم روی ok کلیک میکنیم تا Pivot Tableایجاد بشه. بعد از ایجاد Pivot Tableشما چیزی شبیه تصویر زیر خواهید داشت.

                                                                          .
همانطور که مشاهده میکنید در سمت راست قسمت بالا اسم فیلدهای جدول داده ها ما قرار داره و در قسمت پایین هم چهار بخش قرار داره که میتوانم این فیلدها رو بوسیله ماوس به یکی از این چهار بخش بکشیم. این چهار بخش به شرح زیر هستند:
Filters: اگر فیلدی رو با ماوس به این بخش بکشیم می توانیم از اون فیلد برای فیلتر کردن گزارش خود استفاده کنیم. فرض کنید ما میخوایم در گزارش تعداد فروش خود، تعداد فروش رو برای تمام محصولات مربوط به فلش اچ پی با کد 1610تهیه کنیم. برای اینکه بتوانیم اینکار رو انجام بدیم فیلد کد رو با ماوس به قسمت Filtersمیکشیم. با اینکار یک بخش با نام کد در بالای Pivot Tableایجاد میشه که بعدا از اون برای فیلترکردن استفاده خواهیم کرد.

Rows: دراین قسمت فیلدهایی که قراره داده ها بر اساس آنها گزارشگیری انجام بشه را قرار میدیم. ما در گزارش خود قصد داریم تعداد فروش را بر اساس گروه اصلی و گروه فرعی محصولات تهیه کنیم پس ابتدا فیلد گروه اصلی و بعد از آن گروه فرعی را از قسمت بالا با ماوس به بخش Rowsمیکشیم.
Columns: گاهی ممکنه پیش بیاد که بخوایم داده های خود رو همزمان بر اساس بیش از یک فیلد بررسی کنیم. به عنوان مثال علاوه بر بررسی تعداد فروش بر اساس گروه اصلی و گروه فرعی محصولات، بخوایم ببینیم از تعداد فروش هر گروه محصول چه مقدار مربوط به عمده فروش و چه مقدار مربوط به مشتری نهایی هست. برای این موارد میتوانیم از بخش Columnsاستفاده کنیم. فیلد خریدار رو با ماوس به قسمت Columnsمیکشیم.
Values: در این بخش مقادیری که قصد بررسی آنها رو داریم قرار میدیم. در مثال بالا ما به دنبال تعداد فروش هستیم پس فیلد تعداد فروش رو با ماوس به این بخش میکشیم.
بعد از اینکه فیلدها رو در مکان های مناسب شان قرار دادیم چیزی شبیه شکل زیر خواهیم داشت:

                                                                          .
تنها چیزی که باقی میماند فیلتر کردن فلش اچ پی با کد 1610هست. برای اینکار در قسمت بالای Pivot Tableجایی که فیلد کد قرار داره کلیک میکنیم و پس از باز شدن منو، ابتدا گزینه Select Multiple Itemsرو کلیک میکنیم و بعد تیک مربوط به کد 1610رو برمیداریم. با اینکار تعداد فروش مربوط به فلش اچ  پددی با کد 1610در گزارش Pivot Tableما لحاظ نمیشود.
بعد ازایجاد PivotTableبخشی به نام PivotTable Toolsبه ریبون اضافه میشود که شامل دو تب به شرح زیر برای انجام تنظیمات PivotTableاکسل است.
1.4.1.8 Analyze
که میتونیم تنظیمات رو درباره بخش های مختلف PivotTableدرآن انجام بدیم، تغییراتی رو روی فیلدهای جدول اعمال کنیم و… روی تب Analyzeکلیک کنید. این تب بخش های مختلفی داره که تنظیمات عمده و مهم PivotTableرو دربرمیگیره. اولین بخش که در تصویر زیر مشخص شده مربوط به تنظیمات کلی PivotTable است.

                                                                             
1.1.4.1.8 PivotTable Name
در این بخش میتوانیم یک نام برای PivotTableخود انتخاب کنیم. این نام در بخش های مختلف مثل کدنویسی VBAقابل استفاده است.
Options: با انتخاب این گزینه منوی زیر باز میشود که شامل سه گزینه میباشد.
Options: با انتخاب این گزینه پنجره تنظیمات PivotTableاکسل با میشود.
تب Layout & Format:
For error values show:با انتخاب این  گزینه میتوانیم عبارتی رو تعیین کنیم که در صورت وجود خطا در مقادیر موجود در PivotTableبه جای آن مقدار نمایش داده میشود.

                                                                          .
For empty cells Show:با انتخاب این گزینه  میتونیم عبارتی رو تعیین کنیم که در صورت وجود مقدار خالی در PivotTableبه جای سلول خالی نمایش داده میشود.
Autofit column widths on update:اگر این گزینه فعال باشد با هربارrefresh کردن  PivotTable عرض ستون ها با توجه به مقادیر جدید به صورت خودکار تنظیم میشود.
Preserve cell formatting on update: اگر این گزینه فعال باشه فرمت بندی هایی که رو رنگ و … سلول ها انجام دادیم با Refreshکردن PivotTableاز بین نمیرود.
Totals & Filters
Show grand totals for rows: گزینه فعال باشه جمع مقادیر موجود در PivotTable در انتهای هر سطر نمایش داده میشود.

                                                                          .
Show grand totals for columns:در صورتی که این گزینه فعال باشه جمع مقادیر موجود در PivotTableدر انتهای هر ستون نمایش داده میشود.
تبDisplay:

                                                                          .
Show expand/collapse buttons:اگر این گزینه  رو غیر فعال کنیم علامت های مثبت و منفی در کنار سطرهای PivotTableاست نمایش داده نمیشوند.
Display field cations and filter drop downs: اگر این گزینه رو غیرفعال کنیم نام فیلد ها و همینطور دکمه فیلتر کردن مخفی میشود.
Field List: در این بخش میتوانیم نحوه مرتب شدن فیلد لیست هارا مشخص کنیم. منظور از فیلد لیست ها همان بخش بالا و سمت راست PivotTable
هست که نام فیلدها در آن نمایش داده میشود و میتوانیم آنها را به بخش های مختلف اختصاص بدیم. اگر گزینه Sort A to Zرو انتخاب کنیم فیلدها به ترتیب نام مرتب میشوند و در صورتی که گزینه Sort in data source orderرا انتخاب کنیم فیلدها به همان ترتیبی که در شیت مرجع ما قرار دارند نماش داده میشوند. این گزینه زمانی که فیلدهای زیادی داریم میتوانه خیلی مفید باشه و ما را در پیدا کردن فیلد مورد نظر کمک نماید.

تب Printing

                                                                            .
 Print expand/collapse buttons when displayed on PivotTable:
با انتخاب این گزینه علامت های مثبت و منفی کنار هر سطر هنگام پرینت PivotTable چاپ میشنود.
Set print titles &Repeat row labels on each printed page:در صورتی که این دو گزینه رو فعال کنیم و PivotTable  ما هنگام اپ بیش از یک صفحه باشه، عنوان فیلدها در هر صفحه بالای سطرها اپ میشوند.
تب dat:

 Save source data with file: اگر این گزینه فعال باشه و ما برای ایجاد PivotTableخودمون از منبع خارجی( مثل accessو SQL)Serverاسفاده کرده باشیم، اطلاعات اتصال به اون مبع در درون فایل اکسل ما ذخیره میشود.

                                                                            .
Refresh data when opening file: از انتخاب این گزینه زمانی که ما فایل اکسل خود را باز میکنیم PivotTableما به صورت خودکار Refreshمیشود.
:Enable show details: در صورتی که این گزینه فعال باشه کاربرمیتواند با راست کلیک کردن روی هر بخش از اطلاعات PivotTableو انتخاب گزینه ، Show detailsاطلاعات مربوط به آن سلول رو در شیت اصلی که ما PivotTableخود را بر اساس آن ساختیم ببینه. اگر بخوایم این امکان رو غیر فعال کنیم کافیه تیک مربوط به این گزینه رو برداریم.
تب Alt Text: 

در این بخش میتوانیم توضیحات و اطلاعاتی راجع به PivotTableخودمون ارائه بدیم تا کسانی که نمیتونند به دلیل معلولیت و … PivotTableرو ببینند بتوانند از این توضیحات استفاده کنند.

                                                                          .
Show Report Filter Pages: این گزینه از فیلدهایی که در بخش فیلتر وجود دارند.

Generate GetPivotData:  مربوط به تنظیمات نوع رفرنس دادن به سلول های PivotTableهست.
2.1.4.1.8 Active Field:

این گزینه نشان میدهد که کدام گزینه در حال انتخاب است.

3.1.4.1.8  Field settings 
بعد از کلیک روی این گزینه پنجره ذیل باز میگردد.توسط این گزینه میتوانیم تابع را تغیر بدهیم. و همچنان میتوانیم نوعیت اطلاعات را تغیر بدهیم.

                                                                          .
4.1.4.1.8  Expand Field:
برای باز کردن سطرها استفاده میشود و سطرها به طور کامل نمایش داده میشوند.

5.1.4.1.8  Collapse Field
برای جمع کردن سطرها استفاده میشود و سطرها بصورت مجموعه نمایش داده میشوند.
6.1.4.4.8 Refresh
برای برو رسانی کردن اطلاعات مورد استفاده قرار میگیرد.
7.1.4.1.8 Change Data Source
برای تغییر محدوه اطلاعات استفاده میگردد.
8.1.4.1.8 Clear
برای حذف کردن PivotTableاستفاده میگردد.
9.1.4.1.8 Select
برای انتخاب کردن قسمت های مختلف محدوده PivotTableاستفاده میگردد.
10.1.4.1.8 Move PivotTable
برای جابجایی PivotTableاز یک شیت به شیت دیگر یا هم از یک مکان به مکان دیگر در یک شیت استفاده میگردد.
11.1.4.1.8 Field List
برای نمایش دادن و مخفی کردن پنجره تنظیمات PivotTableاستفاده میگردد.

12.1.4.1.8 Buttons
برای نمایش و مخفی کردن ButtonهایExpand Fieldو Collapse Field و PivotTable استفاده میگردد.
13.1.4.1.8 Field Header
برای نمایش و مخفی سطر هیدر در PivotTable استفاده میگردد.
2.4.1.8 Design
که مربوط به انجام تغییرات ظاهری PivotTableمثل رنگ ردیفها، رن سرتیترها و … هست.

                                                                           .
1.2.4.1.8 layout
Subtotals
Do not show subtotals: برای مخفی کردن نمایش اطلاعات Subtotalاستفاده میگردد.
Show all subtotals at Bottom of group:برای نمایش دادن  subtotal در اخر subtotal  استفاده میشود.
Show all subtotals at top of group:برای نمایش دادن  subtotal در قسمت بالایی استفاده میگردد.
Grand Total
Off for rows and columns: برای مخفی کردن نمایش اطلاعات Grand totalدرسطر و ستون استفاده میگردد.
On for rows and columns: برای نمایش اطلاعات Grand totalدرقسمت سطر و ستون میگردد.
On for rows only: برای نمایش اطلاعات Grand totalدرقسمت سطر میگردد.
On for columns only: برای نمایش اطلاعات Grand totalدر قسمت ستون میگردد.
Report Layout
Show in compact form:نمایش دادن pivot tableطوریکه در ابتدا سطرنام Subtotal نمایش داه نمیشود.
Show in outline form:نمایش دادن pivote table طوریکه در ابتدا سطر نام Subtotal نمایش داده میشود.
Show in tabular form:برای نمایش دادن اطلاعات بصورت جدولی از این گزینه استفاده میشود.
Repeat all item labels:برای نمایش نام Subtotal استفاده میشود.
Do not repeat all item labels:برای مخفی کردن نام subtotal در هر سطر استفاده میشود.
Blank Rows
Insert blank line after each item:بعد از هر سطرpivote table یک خط خالی ایجاد میشود.
Remove blank line each item: خطوط خالی که بعد از سطرها ایجاد کردیم توسط این گزینه حذف میشوند.

2.8 گروه illustration
اشکال ، تصاویر، شیه ها و SmartArtاز جمله مهمترین عناصر یک سند بکار میرود. برنا مه اکسل به این منظور امکانات عالی را برای کابران فراهم کرده است. که بااستفاده ازگروه Illustrationsدر منوی insertمیتوانید به این امکانات دسترسی پیداکنید.

                                                                          .
1.2.8تصاویر picture
این گزینه جهت درج نمودن تصویر از کامویوتر به سند استفاده میگردد. برای این کار کافیست بالای گزینه picture کلیک کنید بعد از باز شدن پنجره تصویر مورد نظر را انتخاب نموده وگزینه insertرا انتخاب کنید. در این مرحله تصویر منوی جدید به اسم formatباز میگرددکه تنظیمات تصویردر ان گنجانیده شده است.
1.1.2.8منوی قالب بندی تصاویر(format)
طبق تصویر زیرمنوی فرمت تصویربه چهار زیر گروه تقسیم شده است.که هر کدام را بصورت جداگانه  بررسی خواهیم کرد.
1.1.1.2.8گروه adjust
Remove Background
این گزینه از منوی formatتصویر ، جهت حذف نمودن یک قسمت و یاپس زمینه تصویر استفاده میگردد.ابتدا تصویر را انتخاب نموده وبعد بالا ی گزینه Remove Background کلیک نماید. توجه داشته باشید قسمت های که برنگ بنفش نشان داده میشود به این معنی می باشد که این قسمت هاحذف میگردد و قسمت های که رنگ خود تصویر میباشد به این معنی میباشد که این قسمت ها حذف نمیگردد. قابل ذکر است بعد از انتخاب Remove Backgroundمنوی مربوطه به این گزینه بازمیگردد.
درمنوی Background Removalبااستفاده ازگزینه Mark Areas to keepمیتوانید قسمت های ازتصویر که نمیخواهیدحذف گردد را نشانی کنید وبا استفاده ازگزینه Mark Areas to removeقسمت های که میخواهید حذف گردد را نشانی نماید و  Remove all change هم تمامی تغییرات را ازبین میبرد.و تصویر را به حالت اولیه برمیگرداند و گزینه keep changes هم تمامی تغیرت را اضافه میکند.
Corrections: این گزینه جهت تنظیم نور تصویر استفاده میگردد.
Color: این گزینه رنگ دلخواه شمارا بالای تصویر اعمال مینماید.
Artistic Effects: این گزینه شامل جلوه های مختلف مانند فیلتر برنامه فوتوشاپ بوده که میتوانید باکلیک بالای هر یک آن بالای تصویر اعمال کنید.
Compress picture:اگرچه درنسخه های اخیر برنامه پاورپوینت عملیات فشرده سازی انجام میشود، با این وجود استفاده زیاد از تصاویر باعث بالا رفتن حجم سند میگردد که با این کار سرعت عمل پایین می آید. خوشبختانه با گزینه Compress pictureمیتوانید تصاویر را به مقدار دلخواه فشرده نماید.طبق تصویرزیربرنامه امکانات مختلفی برای فشرده سازی از قبیل کیفیت تصویر و اینکه فشرده سازی تنها بالای تصویر انتخاب شده تطبیق شود یا بالای همه تصاویرفایل.